För att ditt worddokument ska vara tillgängligt för personer som använder uppläsnings- eller navigeringshjälpmedel behöver du jobba med dess struktur.

Hjälpmedel skannar av sidan så att den som läser/lyssnar får en möjlighet att bilda sig en överblick och enkelt navigera mellan olika delar av texten. Därför är struktur och formatering så viktigt.

Att använda bra formulerade mellanrubriker hjälper alla läsare och ger en bättre möjlighet att komma in i texten. Det är viktigt att mellanrubrikerna är korrekt definierade. Gör så här:

1. Gå till fliken Start.
2. Markera en mellanrubrik i taget och klicka på korrekt rubriknivå i menyområdet för Format. Välj Rubrik 1 för de rubriker som är på högsta nivån, Rubrik 2 för underrubriker och så vidare.

Strunta aldrig i rubrikformaten för att du inte gillar deras utseende! De är lätta att byta utseende på. Du kan ändra utseendet antingen före eller efter att du använt ett format. Alla rubriker på samma nivå ändras automatiskt och ditt dokument förblir visuellt konsekvent.

1. Gå till fliken Start.
2. Högerklicka på ett format i taget och välj Ändra.

Genom att se till så att listor är definierade som listor förbättrar du möjligheten att navigera i sidan med hjälpmedel. Det spelar däremot ingen större roll för navigeringen om du väljer listformat med siffror eller med punkter. Välj det som blir mest logiskt i förhållande till texten.

1. Gå till fliken Start.
2. Markera din lista.
3. Välj ett av listformaten i menyområdet för stycke.

Alternativtexten är mycket viktig för den som använder uppläsning för att kunna få en beskrivning av bilden. Ofta genererar Word själv en alternativtext när du infogar en bild. För att ändra den automatiska texten:

1. Gå till fliken Bildformat som blir tillgänglig när du markerat bilden.
2. Klicka på knappen Alternativtext och redigera i textrutan till höger.

Det korrekta sättet att göra en länk digitalt tillgänglig för uppläsning är att ha en länktext som tydligt beskriver vart länken leder. Använd aldrig länkar med texten “klicka här”!

En korrekt länk kan se ut så här: Du hittar kontaktvägar på Högskolan Kristianstads sida om stödfunktioner.

Å andra sidan är Worddokument ofta avsedda att skrivas ut. Då behöver hela URL:en (adressen) synas för att den ska vara möjlig att använda. Det skulle kunna se ut så här: Du hittar kontaktvägar till stödfunktioner på https://www.hkr.se/stod

Var dock medveten om att en synlig URL blir svårare att förstå vid uppläsning.

1. Skriv den text som ska utgöra länken.  
2. Markera texten, högerklicka och välj Länk i snabbmenyn. 
3. Klistra in URL:en i rutan för adress. 

1. Klistra in URL:en. 
2. Tryck mellanslag eller enter så omvandlas den automatiskt till en länk. 

Tabeller kan ställa till problem vid uppläsning. Speciellt stora problem blir det om tabellen innehåller sammanslagna, delade eller nästlade celler.

Om du behöver göra en tabell så se till att den är så enkelt uppbyggd som möjligt. Använd gärna de färdiga formaten på fliken för tabellformatering.

Du behöver också tänka på den visuella tillgängligheten som ökar läsbarheten för dem som inte använder uppläsningshjälpmedel.

• Färg ska aldrig vara den enda betydelsebäraren. Testa att skriva ut ditt dokument i svartvitt om du är osäker på ifall dina färgval funkar.
• Se till så det finns tillräcklig kontrast mellan text och bakgrund.
• Justera radlängden i dokumentet genom att öka marginalernas bredd. Knappen Marginaler hittar du på fliken Layout.
• Se till så att radmellanrum och mellanrummet mellan stycken ger en bra visuell överblick. Du kan justera för hela dokumentet genom att högerklicka på formatet Normal och välja Ändra.
• Se till så att dina rubriker hänger samman med det textstycke rubriken avser. Rubriker ska ha avstånd före, inte avstånd efter.

Word har en inbyggd funktion som hjälper dig att kontrollera tillgängligheten. Du hittar knappen Kontrollera tillgänglighet på fliken Granska. När du klickat på knappen kommer ett sidofönster upp till höger som visar om det finns några tillgänglighetsproblem i dokumentet och ger dig hjälp med hur du i så fall ska åtgärda dem.